GTD (Getting Things Done) в Ubuntu: RememberTheMilk, Evernote, Google Drive, Google Mail и Google Calendar

Я веду одновременно 5-6 проектов, большая часть которых находится в режиме ожидания. Поэтому планирование времени очень важно в моей работе. Чтобы не запутаться я использую GTD (Getting Things Done), суперский лайфхак, разработанный Дэвидом Алленом ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

В качестве инструментов у меня используется диск, почта и два календаря Google, RememberTheMilk.com и Evernote.com

Первый календарь — приватный, второй рабочий — открытый.

RememberTheMilk устроен следующим образом: префикс списков задач проектов, выполняемых дома и не касающихся работы, начинается на P, рабочие проекты хранятся в списках задач с префиксом W. Таким образом, у меня существуют домашние списки задач (P:Стройка и P:Общие), и рабочие (W:Флокирование, W:Фестиваль, W:Общие и прочие).

Я активно использую теги, и не только в RememberTheMilk.В каждом проекте задачи собраны поэтапно. Очередная задача имеет тег #next. Кроме этого в тегах может указываться статус ожидания #wait, если дело требует наступление времени или зависит от человека. Если контроль за этим человеком возложен на меня, я использую дополнительный тег #поручение.

Кроме этого в RememberTheMilk я использую смарт-списки по конкретным тегам. Таким образом, в списке задач «#Поручения» можно легко увидеть дела, требующие контроля. Смарт-список «#Ожидающие» легко покажет «зависшие» проекты, которым я со временем уменьшаю важность. Тег #next помогает собрать смарт-список «#Повестка дня», который я часто использую.

Место выполнения задачи очень и очень актуально для GTD. Для меня не актуально, но с его помощью можно собирать задачи по местонахождению. Например, поехали вы в центр, по пути на карте вы можете увидеть все места, требующие вашего присутствия. Почему бы не выполнить это всё по пути?

Кроме этого, места я использую для местного назначения. Например, у меня есть место @Звонки, @Интернет, @Почта и @Evernote. При этом я использую места @Работа и @Дома не территориальным образом, а временным. Это позволяет группировать все важные дела по времени (например, если вам нужно заплатить за кредит, то это нужно сделать в рабочее время, хотя дело не касается работы).

Файлы по рабочим проектам у меня синхронизируются с соответствующими этим проектам папками Google-диска. После окончания проекта я их удаляю в архив.

Почтовая переписка по проектам ведется с соответствующими ярлыками в Google Mail. Для этого настроены фильтры. Контакты также рассортированы по соответствующим проектам категориям, и после окончания проекта они не удаляются.

Требующие вмешательства факты в письмах сразу заносятся в рабочий Google Календарь, где потом с учетом задач RememberTheMilk, которые также импортированы в этот календарь, формируется повестка дня.

Если работа связана с поиском информации, я использую Evernote. Чтобы упростить задачу копирования информации туда, я установил расширение Evernote WebClipper.

Теги в Evernote используются примерно так же, с тем отличием, что задачи из него синхронизируются с RememberTheMilk. Категории в Evernote точно также соответствуют проектам (P:Стройка,W:Флокирование и т.д.).

Всё это очень хорошо синхронизируется с Android’ом, поэтому у меня нет проблемы с доступом. Список контактов с телефонами и емейлами точно также попадает на телефон.

В Ubuntu я использую Evolution (для прямого доступа к контактам, календарям, задачам и почте Google), тайм-трекер Hamster, позволяющий анализировать время, потраченное на проект, и Everpad для прямого доступа к Evernote. Последний очень удобен тем, что можно искать заметки прямо в строке Unity. Также для прямого доступа к RememberTheMilk я пользуюсь GettingThingsGnome.